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新员工拿不出离职证明,可以给他办入职吗?

2020-07-11 09:57:11  来源:中人网  作者:中人网  浏览46次 
从事HR这份工作久了,总会遇到各种各样的问题。最近有位HR小伙伴因为招来的新员工,无法提供上家公司的离职证明而感到烦恼。

本来招聘就很繁琐,我们需要从海量简历中进行筛选,然后再一个一个去打电话、约面试,走一大堆流程,期间还可能遇到候选人放鸽子、部门领导不满意重新招。

好不容易招来一个领导满意、薪资合适的员工,入职时却说无法提供离职证明,这种情况应该如何处理?如果因此而重新招聘是不是付出的成本太大了?

今天小酷想跟大家聊聊离职证明那些事儿。

一、离职证明能证明什么?
大部分公司在入职流程中都会让员工准备离职证明,但离职证明到底能证明什么?我们最应该关心离职证明中的哪些细节?

来看看相关法律规定▼

《劳动合同法》第二十四条规定:用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明,应当写明劳动合同期限、解除或终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。
可见离职证明中,包含了劳动合同期限、合同终止日期、员工的岗位及工作年限等重要信息。不仅能体现员工在上家公司任职,还能看出员工的岗位等。

《劳动合同法》第九十一条规定:
用人单位招用与其他用人单位尚未解除或终止劳动合同的劳动者,给其他用人单位造成损失的,应当承担连带赔偿责任。
而离职证明是确认员工已与上家公司解除了劳动合同的有力证据,具有法律效力,规避企业因使用与其他单位仍有劳动关系的劳动者而承担连带责任的风险。

二、入职员工不能提供离职证明如何解决?
上面讲完了离职证明的重要性,下面进入本篇文章的重点部分,如果新员工不能提供离职证明,推荐HR朋友这样处理。

1、了解新员工为何没有离职证明

是因为离职时没有办理交接就走了导致上家公司不提供离职证明?还是离职证明弄丢了?或者上家公司由于某种原因不给开具离职证明?

我们可以通过新员工给出的理由是否符合情理,判断此人是否存在某些隐患性问题,从而判断是否能录用。

2、提供已经与原单位解除劳动合同证明

如果员工能够给出符合情理的理由,我们需让员工提供已与原单位解除劳动合同相关的证据,例如:

员工与原单位的工作交接记录表;
员工按照原单位要求办理的离职流程表;
员工在社会保险经办机构开具的已经对其社会保险进行减员的证明等。
3、无法提供离职证明或其他解除合同证据,怎么办?

这时候有些朋友要问了,如果以上这些材料员工都无法出具,怎么解决?再给大家推荐两种方法▼
(1)进行背景调查

有条件的话,可以让员工提供上家公司的领导电话、HR电话、同事电话等,多方核实其工作情况与离职状况,最好提供上家公司的固定电话,并让相应人员进行邮件确认,多方查验,检验并判断员工提供的信息是否属实,即可在很大程度上降低风险。

(2)请员工出具承诺书

除了必要的背调,我们还需要这位员工向公司出具一封承诺书,明确责任,可参考以下示例。

承诺函

本人A,身份证号:X,向B公司郑重承诺,本人已经与C公司劳动合同解除,若因本人做虚假承诺,给B公司造成任何不利后,都由本人承担。

承诺人(签名):XXX

年 月 日

PS.以上材料可以一定程度上减免公司的法律风险,但并不能100%保证招录这名员工一定无风险,建议公司根据具体情况选择。

讲到这里相信大家都明白了,当员工无法提供离职证明时,我们并不是一定要拒绝这个员工入职。

如果新员工能够提供其他材料,证明与原单位劳动关系已经解除,也可以酌情录用。

三、HR如何写一份标准的离职证明?
从上文中我们可以发现,离职证明管理是人力资源管理中看似简单但又“暗藏玄机”的一项工作,那如何开具一份标准的离职证明呢?

可以自检一下你所在公司的离职证明是否包含了以下必要内容。

1、法律法规规定的必备内容

劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限,法定内容是必须载入的(依据:《劳动合同法实施条例》第二十四条规定)。

2、保密协议和竞业限制协议签订情况

根据《劳动合同法》第二十四条第一款规定,竞业限制的人员限于用人单位的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员。

对于签订了保密协议和竞业限制协议的员工,在解除或终止劳动合同时,应当在离职证明中注明,以便下家单位能够清楚地了解到这方面的信息,规避由此引发的劳动纠纷。


3、选择性写明离职原因或离职性质

员工的离职原因和离职性质不在法律法规的要求内,可选择性注明,当然,如果员工是被单位解雇的,而该员工又很介意在离职证明上载明其是被解雇,HR在开具该证明时,则可以模糊之。

除此之外,还有一个心得跟各位分享下~

办理离职证明时,HR可以在离职证明落款单位名称处亲笔签名,同时把公章盖在签名和单位名称处,三者交叉。这样做的主要是提高离职者制造虚假离职证明的成本。当然,这是题外话了。
责任编辑:wangsy
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