「案例」

    A公司是浙江省一家著名的电器制造公司。在一次咨询服务中，其人力资源经理和部门经理反映了一些问题，比如公司时常出现员工抱怨不知道干什么？对工作的角色和内容经常产生冲突和误解；重叠职责和职权，结果造成“努力”的重复和无效；挑选和录用的员工与工作要求不相符合；绩效考核时感到缺少依据，无从着手，培训方案不适合工作要求，经常造成生产力和品质的降低等等。面对层出不穷的问题，大家都感到比较困惑：一方面问题需要有效解决；另一方面却又找不到解决问题的工具和方法。怎么办呢？

    分析和诊断

    A公司出现上述问题，在很大程度上是由于对某一职务的职能描述不清楚，如工作内容、职责及范围、机构没有书面描述清楚，并缺少向相应的人员作专项交待和培训所致。应该说，职务是由许多主要职责在重要性与数量上相当的一组职位或岗位组成的。这些岗位或职位的性质、类别、环境、条件基本相似。所以职位和职务是两个完全不相同的概念。一个公司中可以有若干个相同的职务，但不会有重复的职位位，否则便会形成职责或职权重叠的现象，并延伸其他管理问题。这是许多人力资源工作者和部门经理经常犯的错误或令其头疼的问题。另外，如果公司员工对自己的工作内容、职权范围不清楚，或者清楚了但没有受过专门而正规的培训，因而没有掌握完成工作内容和任务的技能，也会加剧上述问题的出现。问题解决之道在哪里？A公司通过某企管顾问公司的咨询服务，引进“职务说明书”这一人力资源管理工具，迅速而有效地解决了上述问题。

    现将管理工具“职务说明书”的相关概念、程序和方法介绍如下：

    （一）职务分析

    。概念——一种对职务的设置目的、主要职责、工作内容、权限范围、机构关系以及工作环境、工具准备、设备等做重要的文字说明的文件。进行科学而有效的职务分析是设计职务说明书的前提。

    。程序——职务分析应遵循一定的程序。一般来讲，首先应由专业人员运用一定的调查手段搜集职务信息，进行初步信息处理；然后进行职务现场考察和面谈，进行第二次信息搜集和处理，最后根据正确而适应的信息设计职务说明书，保证了职务说明书符合职务要求和组织目标。方法——进行职务分析通常有五种方法：

    1、工作特点分析法——主要明确工作的职务职责、种类和完成工作所需要的工具、资料、人员支持；特点分析要依据历史资料、职务要求和组织目标三个要素进行。

    2、员工特点分析法——“一个萝卜一个坑”，适人适岗，人尽其才。运用专业的性格能力测试工具来考察员工的素质能力和潜质；还要对每一个员工的视力、身高、体重、知识结构、管理程度等了如指掌并作好书面记录。

    3、问卷调查法——问卷设计应邀请管理专家设计和制作，并由专家委员会进行信息分析和处理，并作出结论。这可以在较短的时间内收集到大量的信息，为职务说明书的设计准备资料。

    4、职务工作日记法——一般作法是由任职人员自己记录下每天工作和活动的内容。记录没有重要和非重要的区别。真实而全面的记录可生动描述出工作的状态，为职务分析准备有价值的原始数据和信息。职务工作日记坚持10天为最佳，天数过少积累的数据和信息不全面、不准确；天数过多工作量过大且会造成信息重复。

    5、关键事件描述法——工作过程会经常出现或重复一些关键事件。在进行职务分析时要收集尽可能多的关键事件并进行定性描述。

    特别要说明的是，职务分析是针对工作本身而不是针对某个具体的人，而且上述方法可交叉使用。职务分析完毕后即可设计职务说明书。职务说明书是员工管理、目标管理、职务评估、绩效考核、理顺管理流程的基础工具。

    （二）职务说明书

    。职务说明书要解决的问题

    1、描述职务目标——不同职务有不同的目标。描述职务目标遵循“3W”法，即为什么要设计本职务（目的）——why；职务有多大权力（职权范围）——within；本职务主要干哪些工作（工作内容）——what. 2、确定职务职责——描述职务工作内容还远远不够，还须要确定能保证工作内容高效完成的职责。职责要按照由主到次顺序书写，用关键词描述所应担负的责任。

    常见的错误：描述语言比较模糊，让任职者不知所以然；关键词运用不当，混淆了职务间的区别；许多人力资源工作者和部门经理在设计职务说明书时往往不专业，也带来很多问题。

    。规范职务说明书要素

    设计职务说明书最大的问题是格式、语言和内容不规范，给管理造成很大麻烦。一般来讲，规范的职务说明书包含以下八个要素：

    1、表头格式——注明职务名称、归属部门、级别、编号。由于职务说明书要由专业人员拟写，并提交有关领导审核和批准，所以还要在表头格式上注明拟写人、审核人（部门）和批准人（部门）。

    2、知识技能——描述某职务所需的相关知识和学历要求、培训经历和相关工作经验。为引起重视，还要指明为什么这些知识是必需的，例如某外资企业的职务说明书在尾条强调“具体上述知识技能有利于组织目标和个人目标的实现。”

    3、复杂程度——工作有难易之分。该要素主要描述该职务对于一个合格员工来讲，职务的难易程度。这主要从工作本身的性质、量、范围、时效性等全方位考虑。

    4、责任范围——描述该职务所承负的主要责任和能够影响的范围。

    5、实施管理——描述实施管理的性质、管理人员或员工性质。包括水平、类型、管理的多样性、职务权限、直接和间接管理者的员工的层次和数量。这给职务任职者一个非常清晰的工作内容和管理范围。

    6、人际关系——根据职务在组织中的地位和协作职务的数量，描述完成此项工作需要与公司其他部门（人员）的联系要求；描述相互关系的重要性和发生频率，注明信息交流的渠道和发挥主体及影响度。

    7、操作技能——描述完成该项工作对任职者的灵活性、精确性、速度和协调性的要求，所需要的技能水平。操作技能对于此项工作的重要性程度？技能应如何改善和提升。

    8、工作环境——环境对工作影响很大。描述完成工作所需要的条件支持、工作环境对任职者精神和体力等方面引起不适和损耗的程度。任职者对工作环境的喜好厌恶程度及调整方法。

    成功要决：以职务分析为主要依据，在设计过程中促成职务任职者和主管共同参与，与任职者进行一对一的沟通，而且要及时进行维护和跟进，对职务说明书的管理要有一定的保障制度。

    职务说明书是公司进行人力资源开发和管理的重要国际工具，对于提高工作绩效、绩效评估、岗位培训、规范管理流程、目标管理等都具有基础性作用。我国相当比例的公司还不习惯于利用职务说明书来进行人力资源开发和管理，这对于公司的发展影响极为不利。期望越来越多的企业引进并利用“职务说明书”优化人力资源的配置，提高人力资源管理水平。