哈佛商训（下）
2014-03-01 15:57:49 来源:网络 作者:丹尼·冯 浏览46次
续上集：哈佛商训（中）
哈佛商训
“一寸光阴一寸金”，很多人明白这个道理，只有高效利用时间，不让时间白白流逝才是最重要的。我们有时候觉得自己非常忙，那是因为我们没有分清事情的轻重缓急，使自己始终处于忙碌的状态之中。给你的工作分类，学学那些真正的商业精英们的做法，分清事情的轻重缓急。记住，你的工作不是一成不变的基调，它是一首有缓有急的曲子，需要你精湛的，技艺把它演奏为天籁神曲。
珍惜时间，从时间管理开始
哈佛大学的图书馆有一句惹人深思的训言：“我荒废的今日，正是昨天殒身之人祈求的明日。”明天再美好，也不如抓住眼下的今天多做点实事。给重要的事情留出必要的时间，是保证自己有序完成工作任务的前提条件，同时，也是商业精英做事的优秀习惯之一。
在哈佛，学习对每一个学生来说是重要的事情。所以哈佛对学生的告诫是：“此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦。”人的时间和精力都是有限的，所以，我们要利用时间抓紧学习，而不是将所有的业余时间都用来打瞌睡。有的人会这样说：“我只是在业余时间打盹而已，业余时间干吗把自己弄得那么紧张？”爱因斯坦就曾提出：“人的差异在于业余时间。”一位在哈佛任教的教授也说，只要知道一个青年怎样度过他的业余时间，就能预言出这个青年的前程怎样。获得哈佛大学荣誉学位的发明家、科学家本杰明·富兰克林就是一个善于分清事情轻重缓急的人，而且在时间管理上一直都没有懈怠过。
之所以要进行时间管理，其主要目的就是决定哪些事情该做，哪些事情不该做。在时间管理上，人们最大的困扰是：太多来自外界的干扰，会使得自己随时放下手边的工作去做其他的事情。事后回想，发现想做的事未完成或未做好，没想做的事反而做了，占了大部分时间，感到自己的工作效率很低。给重要的事情留出时间，首先就应当弄清楚什么是重要的。
有一个时间管理的理论，把“轻—重”作为横坐标，把“缓—急”作为纵坐标，以此来建立一个时间管理坐标体系, 把各项事务分为4类并放入这个坐标体系中：
（1）紧急同时又是重要的：比如说处理危机、客户投诉、即将到期的任务等；
（2）重要但是不紧急的：比如说建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施、长期工作规划等；
（3）虽然紧急但是不重要的：比如电话、不速之客、行政检查、会议等；
（4）既不紧急也不重要：比如客套的闲谈、无聊的信饥个人的爱好等。
对于这个理论的应用价值，主要看个人喜好，但是很多商业精英都表示，自己会选择运用一些理论或者软件来帮助自己解决时间管理的问题。重要的事情必须留出时间，很多时候，很多人都会抱怨，当自己发现什么是最重要的时候，已经晚了。然而在哈佛，却没有为时已晚一说。哈佛的教授常常说，觉得为时已晚的时候，恰恰是最早的时候。
安曼曾经在纽约港务局工作并担任工程师一职，他工作多年后按规定退休。开始的时候，他很是失落。但他很快就高兴起来了，因为他有了一个想法，他想创办一家自己的工程公司。
安曼开始踏踏实实地、一步一个脚印地实施着自己的计划，他设计的建珠布世界各地。在退休后的三十多年里，他实践着自己在工作中没有机会尝试的大胆和新奇的设计，不停地创造着一个又一个令世人瞩目的经典：埃塞俄比亚首都亚的斯亚贝巴机场，华盛顿杜勒斯机场，伊朗高速公路系统，宾夕法尼亚州匹兹堡市中心建筑群……这些作品被当作大学建筑系和工程系教科书上常用的范例，也是安曼伟大梦想的见证。86岁的时候，他完成了最后一个作品—当时世界上最长的悬体公路桥—纽约韦拉扎诺海峡桥。
生活中，很多事情都是这样，如果你愿意开始，认清目标，打定主意去做一件事，永远不会晚。其实，时间管理和我们的信念息息相关。事情在我们心中的重要程度，决定着我们如何安排及运用自己的时间。时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间。
人的一生时间有限，我们永远没有时间做完每一件事，但要做对那些重要的事。成功地界定问题就已经解决了时间管理问题的一半。让我们每天安排多一些时间去做“重要而不紧急”的事，如学英语、锻炼身体、安排每年体检、推动员工培训、关心孩子的成长与学习、把家乡的父母接来定居等等，不要让自己留下遗憾，要知道有许多事情是没法“亡羊补牢”的！
哈佛商训
分清事情的轻重缓急，不管你有多少工作要做，都遥持清醒和冷静，从容不迫地做好你的时间规划，把重要、紧急、非重要、普通的事情划分各个等级，然后按部就班地进行，有条不紊地完成，如果紧急的工作太多，一定要预留时间给重要的工作任务。记住，珍惜时间，从时间管理开始。
“紧急”和“重要”哪个优先
很多商业精英的攒钱是从攒时间开始的，他们对自己的时间，可谓是精打细算！以商业精英闻名的哈佛人也把时间看得很重要，在工作中也往往以秒计算，分秒必争。一旦规定了工作时间，他们就严格遵守。强烈的时间观念提高了他们的工作效率，并把时间和商品对等，认为盗窃时间就像偷取别人金柜内的金钱那样可耻。而且，哈佛人不仅珍惜时间，还会让那些重要的事情和紧急的事情都被处理得很好。
当今社会生活节奏虽然非常快，但是快中更要稳、更要突出重点，不能眉毛胡子一把抓。我们应先关注于第一象限的事吉重要且紧急的事情。可是这会使人长期处于高压的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，会不由自主地喜欢上“到处救火”的感觉，把自己当成“救火队长”，转而去做那些“紧急不重要”的事情了。这很容易使人精疲力竭，长此以往，既不利于个人健康也不利于工作，应避免习惯于“紧急”状态，因为这不是管理时间的有效办法。每天弄得自己很“紧急”，常处在“紧急”状态，这样弄得我们没有时间去做那些“重要而不紧急”的事，但是这些事情往往有着更加深远的影响。
时间管理理论的一个重要观念是：我们做事要有重点，分清重点之后就要集中精力和时间去处理那些“重要但不紧急”的工作，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然,同时可以让我们避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱中，避免在事情变得紧急后才疲于应付。而成功者会花最多的时间做最重要的事，而不是最紧急的事。和成功者不同的是，我们一般人都是优先选择那些虽然紧急但不重要的事来做。因此，我们必须学会如何把重要的事情变得“紧急”。只有这样做，才能让我们的工作既有效率又有效益。哈佛时间管理大师艾·维利也曾预见了紧急事件和重要事件撞车时的处理办法。这个时候，你需要留出几个小时的时间，思考紧急和重要哪个优先，这些建议可以帮你确定事情优先顺序的问题。把你的回答记下来，但不要写得很详细。每个问题只用一两句简单的话回答即可。
(1)我需要做什么?
(2)什么能给我带来最高回报？
(3)什么能给我最大满足感?
对这三个问题作出回答之后，用打字机打印出来，贴在工作区适当地方，以提醒自己有效利用时间。当紧急事件和重要事件撞在一起时，你应该能从这三个问题中获得答案，而且，你做出的选择也是发自内心的，属于为自己负责的决定。艾·维利指出，事实证明，先做什么事情并不是一定的，这取决于紧急事件紧急的程度和重要事件在自己心目中的分量。如果这件事你不做，你就将丢掉饭碗，而另一件事只是你晋升之前必须完成的任务，那么很明显，你必须先保住饭碗，才能有以后获得晋升的机会。
紧急和重要事件的排序办法之一就是弄清楚做什么事有什么好处，然后行动起来。最佳办法是从你的目标与理想的角度分析这个工作，如果你有个重大目标，那你就比较容易拿出干劲去完成有助于你达到目标的工作。
哈佛商训
用时间来赚取财富首先要让时间效率化，而紧急事件和重要事件都需要投入大把时间和精力。先做紧急的事情好还是重要的事情好并不是绝对的，记住，重要的事情是需要多花时间来应付和完成的。
建立活动日志，提高工作效率
时间就是生命，善用时间就是善用自己的生命。许多人很难使自己每一天都朝着正确的方向前进。有些人的问题是猾性不高，有些人的问题是对自己要求不严，另外一些人的问题仅仅是一种积习，这种积习使他们躺下而不是向前行。还有一些人甚至对于哪些事情应该是自己做的，这些事情又应该什么时候做都不清常.
如果你能将自己要完成的目标的具体内容写出来，那么你就能了解到目标的全貌，以及眼前的工作哪些是重要的、紧急的。很多公司会将从事的工作内容明确地写在纸上，称之为“活动日志”。你也可以借鉴过来，只要是自己该做的事，如果事先都能写出一份与工作报表相似的“清单”，这对于你实现目标将产生各种预想不到的好处。依据这个“活动日志”，你可以清楚地了解该给自己安排什么，或者你要求的是取得什么样的成效等。在很多情况下，你每天到底该做些什么事只有你自己最清楚，不要在那些不重要的事情上浪费时间。
彼得·德鲁克说：“长期的计划不包括未来的决定，而是包括现阶段你对未来所下的决心。”事先做好工作清单的准备工作，不仅能帮助你认清必须完成的工作，也可用以检查必须完成的工作是否有拖延现象。更重要的是，工作清单是一个判断哪项工作是重点、应该首先完成的有力工具。即便是一般的日常生活，也可利用相同的方法。
如果你对何时应做何事没有把握，使用日程安排薄将有助于你把所有资料很有条理地记录在一个地方。“富兰克林计划簿”、“每日安排薄”和“日程薄”都是极好的工具。你需要明确的是，手边的事情并不一定就是需要第一时间处理的。离预期完成时间越近的工作，也许是很迫切需要完成的工作，但若从长远的眼光来看，可能就没那么重要了。因此，培养适当而正确的判断及实际上能使作业顺利展开的习惯，定可将你的行动效率立刻增加识。
托马斯·斯坦利博士一直在教一门有关市场战略计划的课程，这门课程需要一份计划方案，它占学生等级评分的50％的权重。每个学生都必须给一家特定的公司制定一个计划。对于大多数学生来说，这份作业最难的部分是给这个计划的每一部分准备一份日程表。为了做得更好一些，他让每个学生购买一本《效率手册》，并且要求他们每天用铅笔按照进程开始填写。只能用铅笔，不能用墨水，因为在进行计划的过程中，他们经常会犯错误。他们必须将每一个行动、工序和任务置于一张3英寸宽5英寸长的卡片上—总共大概是100到200张卡片，每一张卡片上包括一个任务。然后，斯坦利博士要求他们按日期将这些任务综合起来。
如果我们能经常把需要第一时间处理的工作视为当务之急，那么我们就不会在没有任何意义或者不重要的事情上浪费时间了。失去全盘事物的重点，容易造成核心问题的模夯清或被忽略与遗漏。在这种情形下，工作日志可告示我们所忽略的主要事物。
如何提高做事效率？哈佛大学的时间管理专家认为，妥善的计划和组织对于事业成功是非常重要的，而建立活动日志，安排日程行程则是走向成功的第一步。
哈佛商训
这个世界容不得你没有效率，只要你讲究方法，不断提高做事的效率，你就能更好地适应这个社会。这个道理不言自明：如果我们每一天都高效而不是低效地行事，天长日久，我们就能够走向富裕。从此刻开始，建立你的活动日志，把你的日程表科学有序地填满，然后按部就班地工作。
保持充沛的精力，从计划开始
快速行动就能全面生存，而旺盛的精力就是你快速行动的基础。就像杰克·韦尔奇经常说得那样：“如果你的速度不是很快，而且不能适应变化，你将很脆弱。这对世界上每一个国家的每一个工商企业的每一个部门都是千真万确的。”保持充沛的精力，从计划开始。许多有巨大潜力的人们都只盯着他们的目标和计划，而不去管其他的小事，因为他们知道精力是需遥持和储蓄的。
马克·吐温说过：“行动的秘诀，就在于把那些庞杂或棘手的任务，分割成一个个简单的小任务，然后从第一个开始下手。”商业精英们并不能保证做对每一件事情，但是他永远有办法去做对最重要的事情，计划就是一个排列优先顺序的办法。千万富翁都善于规划自己的人生，他们知道自己要实现哪些目标，并且拟订一个详细计划—把所有要做的事都列下来，并按照优先顺序排列，依照优先顺序来做。当然，有的时候没有办法100％按照计划进行。但是，有了计划，便给一个人提供了做事的优先顺序，让他可以在固定的时间内，完成需要做的事情。
吉姆·罗恩说过：“不要轻易开始一天的活动，除非你在头脑里已经将它们一一落实。”大富翁们都非常重视自己的每一天的工作计划，因为只要做好了一天的计划，就能发挥自己的最大能力，制造惊奇。计划是为了提供一个按部就班的行动指南：从确立可行的目标，拟定计划并订出执行行动，最后确认出你完成目标之后所能得到的回报。富翁们总是一件事接着一件事去做，如果一件事没有完成，他是不会考虑去做第二件事的。凡事要有计划，有了计划再行动，成功的几率会大幅度提升。
伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普曾会见效率专家艾维·利，希望能提高自己公司的管理效率。艾维·利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能让他的公司的业绩提高至少50％。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事，并用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。艾维·利接着说：“现在，你可以把这张纸放进口袋了。等明天早上你上班后，要做的第一件事情就是把纸条拿出来，做第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直到完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只完成了第一件事，那也没什么关系，因为你已经是按照计划在做事了。”
吉姆·罗恩：“如果你每年去钓一次鱼，你也只能再去钓二十几次鱼了。”生命图案就是由每一天拼凑而成的，千万富翁们往往从这样一个角度来看待每一天的生活，在它来临之际，或是在前一天晚上，把自己如何度过这一天的情形在头脑中过一遍，然后再迎接这一天的到来。有了一天的计划就能将一个人的注意力集中在“现在”。只要能将注意力集中在“现在”，那么未来的大目标就会更加清晰，因为未来是被“现在”创造出来的。
把每天的时间都安排、计划好，这对你的成功是很重要的，这样你可以每时每刻集小精力处理要做的事。把一周、一个月、一年的时间安排好，也是同样重要的。这样做会给你一个整体方向，使你看到自己的宏图，有助于你达到目的。每个月开始，你可坐下来看本月的日历和本月主要任务计划表。然后把这些任务填入日历中，再定出一个计划进度表。
哈佛商训
商界精英们往往在行动之前先作计划，他们有可能在一个月还未开始之前就已经作好了这个月的一切安排。一个人只要能作出一天的计划、一个月的计划，并坚持原则按计划行事，那么在时间利用上，他就已经占据了自己都无法想象的优势。千万富翁们认为，如果今天没有为明天的任何事情作计划，那么明天将无法拥有任何成果！而如果你失去了精力，那么你将没办法把重要的任务做到尽善尽美！
信息时代，沟通就是财富
沟通在企业管理中的重要作用毋庸置疑，良好的沟通能力也是企业管理者必须具备的基本素质之一。原美国通用公司总裁杰克·韦尔奇曾经说过一句很经典的话：“沟通即是财富。”的确，沟通就是财富，在这个信息时代里，这种理念不仅在企业管理中得到公认，在其他领域也是一样，沟通成了把信息转换为财富的最有效的载体和途径。哈佛商学院一直所坚持的理念就是：想要创造财富，你必须胰别人拥有更多的信息和资源
。
二次大战期间，英国首相丘吉尔就曾充分发挥沟通天赋，成功地协调于美、法、俄三国之间；美国总统罗斯福发表的“炉边谈话”，始终激励着全国民众保持必胜的信念。他们凭借着自己出色而独特的沟通能力，使军队、人民紧紧地团结在一起，同舟共济，击败了法西斯的侵略。
掌握了沟通的技巧和方法，就相当于拥有了巨额的财富之源。然而，我们应该如何有效地把这个准则运用到企业管理当中去呢？
我们可以先看看下面的故事：
有三个岛屿，分别住着一群盲人、哑人和自由人，当他们同时面临被大海淹没的危险时，盲人并不知道自己面临危险；哑人虽然能够看到自己将被淹没但是却无能为力；整个解救的任务都落在了自由人身上。由于盲人看不到营救的船只，哑人求救的语言又让人袒懂，自由人只能拉着盲人和哑人一起上船，才共同渡过了难关。
从这个故事中我们可以看出，三者存在的最大困难就是沟通，如何能让他们有效地沟通才是最重要的。此刻，行动成了他们唯一有效的沟通方式，也正是这种“沟通”，才让他们全部得救。由此可见，沟通首先要讲究有效性。所以，如何使沟通更有效也是企业管理者应该着重研究的问题。我们要知道：面对不同的沟通对象我们应该采用不同的沟通方式。沟通方式的选择有很多种：或语言、或肢体、或行动，最终的目的是让对方明白你的真正目的，不造成误解、曲解而影响效果。这种“明白”就好像二次大战期间丘吉尔的烟斗、斯大林的挥手、罗斯福的礼帽一样，大家一看到这些就知道他们的想法。
达纳公司是一家拥有30亿美元的企业，以生产诸如铜制螺旋桨叶片和齿轮箱等普通产品为主，主要满足汽车和拖拉机行业普通二级市场的需要。麦斐逊接任公司总经理后，他做的第一件事就是废除原来厚达57厘米的政策指南，代之而用的是只有一页篇幅的宗旨陈述。其中有一项是：面对面的交流是联系员工、保持信任和激发热情的最有效的手段。关键是要让员工们知道并与之讨论企业的全部经营状况。
作为总经理的麦斐逊很看重面对面的交流，强调同一切人讨论一切问题。他要求各部门的管理机构和本部门的所有成员之间每月举行一次面对面的会议，直接而具体地讨论公司每一项工作的细节情况。麦斐逊非常注重培训工作和不断地自我完善，仅达纳大学，就有他的数千名员工在那里学习，他们的课程都非常的实用，在工作中都能够用到。但同时也强调人的信念，许多课程都由老资格的公司总经理讲授。在他看来，没有哪个职位能比达纳大学董事会的董事更令人尊敬的了。
经过麦斐逊和员工的共同努力，在并无大规模资本开支的情况下，它的员工人均销售额已猛增了3倍，一跃成为《幸福》杂志按投资总收益排列的500家公司中的第2位。这对于一个身处如此乏味的行业的大企业来说，是非常了不起的。
在商业世界里，有效的沟通技巧不仅仅让人产生好感，更能为其赢得更多的合作和成功的机会。沟通方式有多种，如直接沟通、间接沟通、肢体语言沟通等，然而，最亲切、最有效的交流方式是面对面的交流，通过面对面的交流，你可以直接感受到对方的心理变化，在第一时间准确地了解对方的真实想法，从而达到快速有效的沟通。
哈佛商训
沟通就是财富，是一个有着深刻内涵的管理观念，无论是企业还是个人，有效的沟通都是财富的最佳载体，也是通向成功、创造财富的最佳方法。企业管理者深谙沟通之术，就能找到企业创造辉煌、走向成功的道路。信息时代，人与人之间的沟通和交流变得更为重要。学会人际沟通的技巧，掌握处事为人的原则，你就会像拥有一张潜力十足的股票，等待你的，将是这只股票可观的增值收益！ .
用有效沟通来保证通力合作
团队合作需要有效沟通，无论是在员工与员工、员工与上司还是在员工与客户之间，都需要有效沟通。良好的沟通能力是工作不可缺少的，老板不欣赏怪异、孤僻的员工，他欣赏的是能设身处地勿人着想、充分理解对方、不以针锋相对的形式对待他人的员工。品质管理大师戴明的“14点管理法则”之一为：“消晨门与部门间的障碍。”消除障碍的原因是什么呢？因为企业是一个有机的系统，任何一个局部都在某种程度上对整体产生影响，因此，团队精神和协作精神在此时就显得尤为重要。
那么，如何来消除障碍？答案是：不同的层次和职能之间有效的沟通。沟通意识的培育是第一位的，沟通技巧是第二位的。沟通意识到位了，再主动地进行沟通就水到渠成了，在沟通中学习沟通，沟通技巧也就自然能不断提高了。在实际工作中存在着不少的误区，其根源在于沟通意识的不足。解除企业内部的障碍、消除顾客的疑虑，需要有效的沟通技巧。
但是，有时我们对不能与别人进行有效沟通却浑然不知。部门之间、员工之间沟通不畅带来的后果只有一个，那就是彼此间的误会、怀疑、猜忌和敌意，而这些又反过来增加了沟通的难度。如此循环反复，效率怎能提高？质量怎能保证？这就需要沟通。人际沟通大师沙因曾说：“演讲可能是出色的沟通，但沟通绝对不是演讲。”
在企业中我们经常能看到这样的场景：主管在一边夸夸其谈，下属在一边连连称是，最后拍拍员工的肩膀来了一句：“以后好好干呀，不要再想那么多了。”他们以为自己的沟通能力十分了得，拍拍肩膀什么事情都解决了。可事实上，这根本解决不了什么问题，下属的问题没有解决，凭什么不让他想那么多呢？有些主管不知道有效沟通的第一原则就是沟通的准确性。主管不清楚他的下属心中想什么、工作中会出现怎样的问题，沟通的有效性就无从谈起，甚至会起到反面的效果。
我们与别人进行沟通的时候，应该直截了当，怎么想的就怎么说，不要把简单的问题复杂化，这样能减少沟通中的误会。言不由衷，会浪费彼此宝贵的时间；瞻前顾后，生怕说错话，会变成谨小慎微的懦夫；更糟糕的是还有些人，当面不说，背后乱讲，这样对他人和自己都毫无益处，同时也会破坏集体的团结。正确的方式是提供有建设性的正面意见，特别是在讨论问题时，不要急于否定别人，大家应该把各自的观点说出来，清楚地了解大家的想法，这样才能更好地解决问题。
企业之间，要实现双方合作关系，就必须消除沟通障碍，争取在不损害自己利益的基础上充分保证对方利益。一个组织要昌盛，员工就必须做到有效沟通，以事业为重，宠辱不惊，这样组织就不会陷入内耗的漩涡而降低效率。
责任编辑：yaohaiz
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