如何远离低效会议
2019-01-12 09:20:31 来源:环球人力资源智库 作者:黄兰兰 浏览46次
无效的会议，不仅没有达到既定的目标，并且困在会议室的这段时间，生产力几乎为零，时间及机会成本都很高...
年底，作为HR管理者非常地忙碌，不仅要完成部门及公司目标，还要组织和参与公司各种会议及沟通会。
由哈佛商学院和伦敦政经学院经济学家完成的一项“CEO做什么”的研究表明，CEO的大部分（85%）时间都与别人一起度过。他们的工作时间中，开会占去了60%，剩下的25%用来打电话、开电话会以和处理公共事务等。
但相信大家都有共同的体会，很多会议往往是在浪费时间。
普遍对会议的诟病在于“会议时间延迟、会议目的不清、会议后问题依然没有得到解决...”
这种无效的会议，不仅没有达到既定的目标，并且困在会议室的这段时间，生产力几乎为零，时间及机会成本都很高...
虽然这不是管理者想要的，但会议并不能因此而不开，那究竟如何开会，才是最正确的方式呢。
很多时候，会议效果不好，是准备工作没有做足。
为了尊重别人的时间，提升会议的高效和有效性，提前准备会议方案还是很有必要的。
1.会议时长
会议不是越长越好，人全神贯注的注意力最多只保持40分钟，所以每一次会议最佳的时长应不超过一个小时。
能一个小时开完的，绝不多开一分钟。
就像吃东西，吃多少，拿多少，不要往盘子里放太多东西，尽管3分钟看似不长，但这种坏习惯会导致累计浪费几个小时，你给自己的时间比原本需要的时间多，就相当于把宝贵的时间都扔掉了。
所以组织者一定要根据会议的主题、目的及发言的人数设置合适的总时长，并且在过程中进行提醒。
乔治.伯思斯说“优质讲话的秘诀在于有一个好的开头和结尾，并让两者尽可能地接近。”
2.会议主题及目的
会议的主题务必清晰明确，主题即是本次会议讨论的议题，以及围绕此议题，最终要解决哪些问题，达成什么样的目标。
是为了对关键事件做出重大决策，还是仅限对某个主题进行讨论，是只需在规定的时间内完成任务，还是要在明确的时间点提交意见和结果。
并且，会议主题不宜过多，本着开一次会议至少要解决一个实际的问题。
同时，让与会者清楚各自的角色，和需要为此主题做哪些相应的准备。
3.合适的参与人
在会议中经常会出现一些看似相关，其实并不直接相关的人，导致会议延迟和效果不佳。
除了会议发起部门及相关人之外，和此会议有直接利益或后续直接负责此项工作及对接的人员参与，其他如“间接负责的人、或通过部门长即可将工作安排下去的、不需要发言和记录，未准备充分的人等”其实未必都需要参加。
合适的参与人，既能提升会议的有效性，也是尊重他人的时间。
4.会议的风格
会议风格指的是会议通过什么样的形式进行。
是坐着开会，还是站着完成。是用ppt展示，还是直接对话的方式。
能站着就开完的，尽量不要坐着，坐着开会虽然舒适，但会让与会者忽略时间的流逝。
并且发言的人要站在参会的人群之间，这种暗示会议时间不会太长，可以给大家一种超时的紧迫感，不会持续很久，这样会更快说到重点。
若不用ppt，可以让参会的人更能将注意力放在你的身上，也会让主讲人讲的更精简和高效一些。
当你说的内容越少的时候，听众反而听到的内容越多。
5.会议中要各司其职
会议中的每个角色明确分工也是保障会议有效的前提。
谁来发起组织开会更合适；
谁来主讲，主讲的内容是什么；
参与的人除了作为听众，还需要做哪些事情；
谁来记录合适，有没有提前准备好记录的电子表模板；
清晰的职责分工，可以让会议更高效，有效地调动各方资源的同时，让会议更顺利进行下去，同时保证最终的效果和目的。
6.提前发布会议通知
这一条也非常的重要。
尤其是和Boss相关，需要其决策的会议，需要做到提前，再提前。
一是老板的时间需要提前预约；
二是若有需要调整的你还可以来得及修改；
三是让决策人提前清楚他需要做哪些事情，方便你在会议中就重点和其进行沟通。
四是有利于老板后续更快地对你的方案进行决策和给出明确的意见。
尤其是非常重大重要，涉及到多方部门及利益的会议，一份全面细致，准备充分的会议方案是必不可少的，也是会议组织成功的保障。
过程中的时间控制，真的是一种水平！
一个好的会议过程需要抓关键点：
一是时间的控制，除了在必要的时间提醒发言的人控制时间和不要跑偏之外，会议的主讲人更需重点关注。
这时，会议记录的人，除了积极倾听之外，往往也是那个需要做到必要的提醒的人。
会议杀手往往是会议上那个强势的人，占支配地位，扼杀了会议其他成员相互交流的可能性。
这与其职位、级别和性格有关。
二是每一次只让一个人发言，或通过发言棒的形式，缩短强势的这个人的发言时间，总体上让会议朝着既定的时间进行。
因为你如果什么都说，那听众就什么都听不到。
人每天受到干扰的次数是50次，删除不重要的信息，直接说重点，比什么都重要。
如果你是那个强势者，一定要记住，话要说到点子上，而且说完了就要停下来。
因为很多时候，与其说人们关注你说的内容，其实他们更看重你展示的清晰观点和展露出的自信。
真正有水平的人，都是善于控制的。
会开完了，并没有真的完！
大多会议现状是，会开完了，就没有然后了。
作为会议发起和组织部门及关键人，需要在会议结束后做如下跟踪：
首先要出一份会议记录。
记录重点内容，并且在会议结束当天，让每个与会者确认签字。
目的一是让他们再次回顾会议内容；二是了解本次会议后续要做哪些事情；三也是作为公司会议过程资产的管理需要。
如果是需要有具体的行动计划的，则列明该行动涉及到的内容事项、部门、责任人、完成的时间点、要达到的目的，工作对接谁等等。
其次是会议发起人需要在计划完成点前进行适当的提醒。
最后是对本次会议和行动计划做复盘。
完成了，是因为什么，亮点在哪？没有完成又是因为什么，问题出在哪，哪些环节没有考虑到，后期如何改善等等。
万达的会议文化是“会后不落实等于会白开”，并且为此专门开发了一个任务追踪系统，目的是通过量化的指标来跟踪会议落实情况。
通过对会议的这种事前、事中、事后的管理，形成闭环。
小会议中藏着大智慧，除了提升企业整体的管理效能，也让管理者不断地去反思，总结，提升自己的管理能力。
由哈佛商学院和伦敦政经学院经济学家完成的一项“CEO做什么”的研究表明，CEO的大部分（85%）时间都与别人一起度过。他们的工作时间中，开会占去了60%，剩下的25%用来打电话、开电话会以和处理公共事务等。
但相信大家都有共同的体会，很多会议往往是在浪费时间。
普遍对会议的诟病在于“会议时间延迟、会议目的不清、会议后问题依然没有得到解决...”
这种无效的会议，不仅没有达到既定的目标，并且困在会议室的这段时间，生产力几乎为零，时间及机会成本都很高...
虽然这不是管理者想要的，但会议并不能因此而不开，那究竟如何开会，才是最正确的方式呢。
很多时候，会议效果不好，是准备工作没有做足。
为了尊重别人的时间，提升会议的高效和有效性，提前准备会议方案还是很有必要的。
1.会议时长
会议不是越长越好，人全神贯注的注意力最多只保持40分钟，所以每一次会议最佳的时长应不超过一个小时。
能一个小时开完的，绝不多开一分钟。
就像吃东西，吃多少，拿多少，不要往盘子里放太多东西，尽管3分钟看似不长，但这种坏习惯会导致累计浪费几个小时，你给自己的时间比原本需要的时间多，就相当于把宝贵的时间都扔掉了。
所以组织者一定要根据会议的主题、目的及发言的人数设置合适的总时长，并且在过程中进行提醒。
乔治.伯思斯说“优质讲话的秘诀在于有一个好的开头和结尾，并让两者尽可能地接近。”
2.会议主题及目的
会议的主题务必清晰明确，主题即是本次会议讨论的议题，以及围绕此议题，最终要解决哪些问题，达成什么样的目标。
是为了对关键事件做出重大决策，还是仅限对某个主题进行讨论，是只需在规定的时间内完成任务，还是要在明确的时间点提交意见和结果。
并且，会议主题不宜过多，本着开一次会议至少要解决一个实际的问题。
同时，让与会者清楚各自的角色，和需要为此主题做哪些相应的准备。
3.合适的参与人
在会议中经常会出现一些看似相关，其实并不直接相关的人，导致会议延迟和效果不佳。
除了会议发起部门及相关人之外，和此会议有直接利益或后续直接负责此项工作及对接的人员参与，其他如“间接负责的人、或通过部门长即可将工作安排下去的、不需要发言和记录，未准备充分的人等”其实未必都需要参加。
合适的参与人，既能提升会议的有效性，也是尊重他人的时间。
4.会议的风格
会议风格指的是会议通过什么样的形式进行。
是坐着开会，还是站着完成。是用ppt展示，还是直接对话的方式。
能站着就开完的，尽量不要坐着，坐着开会虽然舒适，但会让与会者忽略时间的流逝。
并且发言的人要站在参会的人群之间，这种暗示会议时间不会太长，可以给大家一种超时的紧迫感，不会持续很久，这样会更快说到重点。
若不用ppt，可以让参会的人更能将注意力放在你的身上，也会让主讲人讲的更精简和高效一些。
当你说的内容越少的时候，听众反而听到的内容越多。
5.会议中要各司其职
会议中的每个角色明确分工也是保障会议有效的前提。
谁来发起组织开会更合适；
谁来主讲，主讲的内容是什么；
参与的人除了作为听众，还需要做哪些事情；
谁来记录合适，有没有提前准备好记录的电子表模板；
清晰的职责分工，可以让会议更高效，有效地调动各方资源的同时，让会议更顺利进行下去，同时保证最终的效果和目的。
6.提前发布会议通知
这一条也非常的重要。
尤其是和Boss相关，需要其决策的会议，需要做到提前，再提前。
一是老板的时间需要提前预约；
二是若有需要调整的你还可以来得及修改；
三是让决策人提前清楚他需要做哪些事情，方便你在会议中就重点和其进行沟通。
四是有利于老板后续更快地对你的方案进行决策和给出明确的意见。
尤其是非常重大重要，涉及到多方部门及利益的会议，一份全面细致，准备充分的会议方案是必不可少的，也是会议组织成功的保障。
过程中的时间控制，真的是一种水平！
一个好的会议过程需要抓关键点：
一是时间的控制，除了在必要的时间提醒发言的人控制时间和不要跑偏之外，会议的主讲人更需重点关注。
这时，会议记录的人，除了积极倾听之外，往往也是那个需要做到必要的提醒的人。
会议杀手往往是会议上那个强势的人，占支配地位，扼杀了会议其他成员相互交流的可能性。
这与其职位、级别和性格有关。
二是每一次只让一个人发言，或通过发言棒的形式，缩短强势的这个人的发言时间，总体上让会议朝着既定的时间进行。
因为你如果什么都说，那听众就什么都听不到。
人每天受到干扰的次数是50次，删除不重要的信息，直接说重点，比什么都重要。
如果你是那个强势者，一定要记住，话要说到点子上，而且说完了就要停下来。
因为很多时候，与其说人们关注你说的内容，其实他们更看重你展示的清晰观点和展露出的自信。
真正有水平的人，都是善于控制的。
会开完了，并没有真的完！
大多会议现状是，会开完了，就没有然后了。
作为会议发起和组织部门及关键人，需要在会议结束后做如下跟踪：
首先要出一份会议记录。
记录重点内容，并且在会议结束当天，让每个与会者确认签字。
目的一是让他们再次回顾会议内容；二是了解本次会议后续要做哪些事情；三也是作为公司会议过程资产的管理需要。
如果是需要有具体的行动计划的，则列明该行动涉及到的内容事项、部门、责任人、完成的时间点、要达到的目的，工作对接谁等等。
其次是会议发起人需要在计划完成点前进行适当的提醒。
最后是对本次会议和行动计划做复盘。
完成了，是因为什么，亮点在哪？没有完成又是因为什么，问题出在哪，哪些环节没有考虑到，后期如何改善等等。
万达的会议文化是“会后不落实等于会白开”，并且为此专门开发了一个任务追踪系统，目的是通过量化的指标来跟踪会议落实情况。
通过对会议的这种事前、事中、事后的管理，形成闭环。
小会议中藏着大智慧，除了提升企业整体的管理效能，也让管理者不断地去反思，总结，提升自己的管理能力。
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