修改员工手册的五大原则

　　企业应该如何制订自己的员工手册?《劳动合同法》对员工手册提出了哪些新的要求?笔者基于长期为公司制订员工手册的实际经验，以及长年的劳动仲裁实践，写成此文，以飨读者。

　　一、 合法性原则

　　合法性原则，是2001年最高人民法院关于劳动争议的第一个司法解释中，对公司员工手册提出的一个基本的要求。《劳动合同法》更进一步要求，如果员工手册不合法，并且侵犯了员工的利益的话，员工可以以此为由，提出辞职，同时向单位主张解除劳动合同的经济补偿金;同时，劳动和社会保障局也可以对这种公司进行相应的处罚。

　　那么，实践中，单位员工手册一般的违法条款存在哪些呢?

　　1、 加班费的基数违法

　　较多公司的员工手册，在界定加班费的标准时，以基本工资为计算基数，这是一种明显违法的规定。

　　2、过多处罚规定

　　较多公司的员工手册，对于员工的迟到早退旷工等行为，规定了处罚或者扣发工资的规定。这种规定，原则上来说，法律并不严格禁止，但是限定了一定的界限，即每月扣款不得超过员工工资的20%，而且扣后向员工发放的实际工资不能低于当地的最低保障工资。

　　3、员工旷工三天即辞退

　　这一种做法违犯了《国有企业职工奖惩条例》的规定。法定员工连续旷工十五天或者累计旷工三十日方可辞退。实践中，固然出现过当员工手册中连续旷工三日即可辞退的规定被法院认可的案例，但是也不乏类似条款被法院认定为无效的案例。而且从法理来分析，旷工三天即可辞退，确实违犯了强制性的法律规定，而且也过于严荷。出于案件，我们建议企业还是按法律来办事。

　　4、试用期方上社保。

　　这更是一种明显违法的情形。

　　对于其他情形，难以一一罗列，不再赘述。

　　二、 民主制订程序原则

　　民主制订程序，也是2001的司法解释所提出，但是由于这一原则难以细化，这些年来，一直没有实际运用。《劳动合同法》对这一原则进行进一步的细化，体现为要求员工手册通过职代会或者全体职工的讨论，作出汇总意见后，进一步通过工会或者职工代表的协商确定。但是这一细化同时又引申出了，如何选举职工代表，职工代表大会的开会原则及通过原则如何把握，第二次是否还需要通过职工代表大会?所有这些，就目前来说，仍然是缺乏操作细则的。因此，在此情况之下，公司在制订员工手册时，就目前来说，主动征询员工的意见，如果没有职代会，尽量向所有员工公示，通过电子邮件或者内部局域网的方式要求全体职工参与讨论，也不失为一种较好的方法。

　　三、 公示原则

　　2008年之前，员工手册最大的法律风险，在于公示风险。

　　很多公司的公示方法是存在很大风险的。

　　公司常见的公示做法有以下几种：

　　1、 将公司的规章制度，公布在公司的会议室内，没有特意去提醒员工注意或者确实提醒了员工，但没有任何证据可以证明，甚至没有任何证据可以证明是何时公布的;这一做法常见于一些老国企。

　　2、 将公司的员工手册，公布在公司的内部网站上，每个员工皆可以通过公司系统进行查询查看。这一做法常见于新型的IT公司，甚至一些知名的国际化的IT公司。

　　3、 将公司的员工手册，通过电子邮件系统，向公司的每一名员工送达。这一做法常见于新兴的企业，虽然不是IT行业，但是工作习惯依赖于网络，习惯于在工作过程中使用网络沟通方式。

　　上面的第一种做法，是一种比较传统的做法，也是一种风险最大的做法。因为这种做法事实上没有任何证据可以证明将这些制度对员工进行过公示。那么在这种情况下，只要员工一否认，基本上就是员工手册无效的结局。

　　上面的第二种做法以及第三种做法，有一定的相似之处。目前由于网络工具的兴起，因为其使用确实具有极大的便利性，而且尤其便于异地员工的管理，所以在实践中受到了广泛的应用。这些做法本身可以节省人力资源的很多琐碎性的工作，可以节省人力，节省劳动量，减轻工作压力，提高工作效率。但是与之相伴而生的就是法律上的风险。这些公示方式，由于皆是通过网络进行的，目前司法实践考虑到网络本身的易于修改而且不留痕迹，一旦出现员工否认而公司无法提供其他的可参考性证据时，一般情况下，也是认定为员工手册无效的。

　　法律本身并没有对公示作出任何解释。目前司法实践对公示的理解是公司要将员工手册通知到员工本人，并不在意是否通知到了其他的员工。所以仲裁诉讼中也曾经出现过被诉公司为了证明公示过员工手册，由所有在职的员工集体签名证明这一点。但是由于在职的员工跟所在的公司之间具有隶属关系，也就具有了一定的经济利害关系，因此这样的证据在实践中并不能得到仲裁员或者法官的认可。从而也就引申出了结论，即企业如果要证明对员工手册进行了公示，就必须要有证据证明对发生争议的员工进行过明确的告知。

　　在实践中我们也碰到过以下几类比较好的公示方式，为大家介绍一下，以供借鉴：

　　1、 员工入职时，公司会为员工准备一些工作需要的资料或者劳动工具，与这些资料和劳动工具同时交付给员工的，就有员工手册(需要单独列明)，同时，要求员工签字确认收到了。这一种做法，既有充分的证据向员工进行了公示，同时也便于员工在入职之时就了解企业的规章制度，便于迅速地了解企业的文化以及工作流程。

　　2、 员工入职时，为员工进行适当培训时(时间也许只有二三天)，其中就有对员工手册的内容培训，对于这种培训，主题以及到场人员工皆有登记，并要求每一名员工进行签到明示。这一种做法，比第一种做法更具有实际意义。

　　3、 在第二种做法的基础上，企业在培训结束时，会对员工进行关于员工手册的开卷考试，第一名员工皆需要对员工手册进行手写式的答卷，并签上自己的名字。这是目前我们所最为赞赏的方式。

　　针对以上三种方式，我们还需要考虑对异地员工的管理问题。对于异地员工，由于其一般情况下，与企业的人力资源部并不在一个地方，如果要求此员工来公司总部签这么一个东西，或者要求一名企业的人力资源工作人员跑过去单签这么一份东西，成本都是远远高于收益的。那么在这种情况下，我们认为，企业应该在与该员工签订正式的劳动合同时，随合同附送给该员工一份员工手册，并要求员工签收关于收到员工手册的收据，以证明这一点。

　　如果在实践中，企业对于员工手册的公示，能够考虑自己的实践，着力于应用以上四种方式，相信公示的风险是可以避免的。

　　四、 指导原则

　　以上三个原则，即合法、民主制订程序、公示是法律对员工手册的三个要求，是一个公司的员工手册所必须具备的。只有符合了这三点的员工手册，才是能够作为公司处理员工的依据，才能被法院和仲裁委认可的。但是符合了这三个要件的员工，是不是就是公司需要的?难道公司制订员工手册的目的，只是为了合法?

　　其实不然。我们认为，公司制订员工的最根本的目的还是在于构建公司的制度体系，更方便对员工的管理，同时，对在职的所有员工，有一个指导的作用，这才是员工手册最大的作用。

　　如何在员工手册中，体现对员工的指导作用?

　　比如入职的要求，在员工入职之前，HR部门需要审查员工的哪些资料，方可办理入职，何时与员工签订正式的劳动合同，具体的业务部门如何配合作好员工的入职工作?试用期的员工如何进行管理，试用期的考核如何才能做得尽善尽美，这些条文的细化，可以体现出一个公司在员工入职这个程序中，对部门任务的分工，有利于部门之间的职责明确，可以更好地防范员工入职不当给公司带来的风险。

　　五、 实用原则

　　员工手册需要有实用价值，否则就是一纸废文。如何在制订员工手册的过程中，体现员工手册的实用价值?举一个最简单的例子来说明，在很多情况之下，员工手册是可以作为辞退员工的一个依据，那么在何种情况之下，可以辞退员工?特别是针对员工严重违纪情形的界定这一块，如何才能进行更好地界定?这是每一家企业在制订员工手册时，都会认真思考的一个问题。

　　实践中，多数企业的做法是这一块全部交给企业的HR部门来进行修改和拟订。其实一家企业的HR部门在细化一个公司的违纪情形时，多数只是参考以往的严重情形，参考网上或者别的公司的违纪情形，再不然就是征询律师的意见，如此而已。其实，这种做法是较有局限性，而且与本公司的实际情况，并不完全相符，实用性较差。较好的一个做法在于，我们建议公司在做这一块时，征询具体业务部门的意见，汇总到HR部门，再由HR部门进行描述现象，提炼性质，总结后果，进行进一步的归纳和汇总。这样做，方可使自己的员工手册更符合本公司的实际情况，更有实用价值。