编制系统化制度的四点注意事项
2018-06-25 10:44:34 来源:中人网 作者:任康磊 浏览46次
有朋友问，我是北京一家做材料的公司，员工人数50人左右。我于去年入职的，任人事专员岗位，人事的日常操作事务都是由我负责。最近老板让我汇总整理下公司所有的制度及各部门的制度，并把这些制度放在一起，汇编目录排序等。这个问题看起来好像很简单，但感觉领导另有深意，我该如何将这件小事做出彩呢？面对公司所有无系统化的制度，如何整理汇总？
制度要发挥作用，绝对不单是“有没有”的问题，如果是有没有的问题，这种资料网上一找一大堆，复制粘贴之后，稍微改改就公司的制度就全了？但是有用吗？一定没用！为什么没用？因为制度要生根发芽起作用，需要水、空气、土壤和一段时间的孕育。
所谓真正有效的系统化制度？不只是看你这个规章制度要多么的全面，覆盖的范围要多广或者有多么的细致，更要看这一系列的制度能否在企业中真正落地并发挥作用。而那些没有用的制度，都是只写在纸上、留在嘴上、挂在墙上，没有得到应用的制度。
所以，编制系统化制度，不要追求什么高大上，也不要被系统两个字给困住了思维，搞一堆没用的制度也不如一个有用的制度。所以要注意如下四个注意事项。
1.问题导向
最先制定的规章制度一定是优先能解决你公司问题的规章制度，而不是网上搜出来的那些。你公司当前最需要解决的问题是什么？最大的痛点是什么？先把这些问题列出来，然后再把这些问题对应的制度进行规范。
内容要尽量包含期望提倡和避免的各类员工行为，做到有据可查、有章可循。如果后续再出现某类有损公司利益的行为经常出现，而公司的规章制度中却没有明确规定不允许做，也应该第一时间重新评估和完善规章制度。
比如有位员工消极怠工，经常在上班时间以抽烟或上厕所为借口私自外出，有时候一走就是两个小时不在岗；在岗时，常常浏览与工作无关的网站。这个员工的直属领导已经发现并批评过他多次。但他屡教不改，还振振有词说，我每天按时上下班，又没有违反公司的规章制度，公司没有权利把我怎么样。他说的也许是对的，因为你公司现在确实没有这方面有据可查的规章制度。
2.尽量量化
管理实务中，为了界定行为的性质归属，规章制度应尽量做到量化。有的因员工过失给公司造成损失，应属于哪一级违规的界定。如果规章制度中只是界定“数额巨大”、“金额较高”之类的含糊词语，情况真的发生，则无法判断。
比如有个公司规定，因为员工违规操作给公司造成损失的，损失金额在1万元以下的，属于三级违规，损失金额在1万元到5万元的，属于二级违规，损失金额在5万元以上的，属于一级违规。这样界定清楚，是为了避免进一步的麻烦。
3.能够获取
要使制度中规定的事项能够得到真正执行，在制定制度之前，要想到如何“获取”到员工行为发生的证据。有的公司的规章制度中规定员工不得挥霍、浪费公司资源。这个规定本身倒是没问题，想法是好的。可是，要怎么判断和审查出员工在挥霍和浪费公司资源；或者说，当什么样的具体事件发生时，公司要通过何种方式获取到员工挥霍和浪费公司资源的事实。
比如有的公司在规章制度中鼓励部门内部员工之间增进友谊，每季度可以搞一次团队聚餐，团队聚餐的标准按实际参加的人头计，每人不得超过200元。同时规定，报账不得弄虚作假。某部门共30人，每次聚餐实际总有几名同事因个人原因无法到场，可是这个部门的负责人每次报账都按照30人全员参加报销6000元。为此，人力资源部可以汇同财务部、行政办公室采取不定期核查的方式，通过电话确认餐厅就餐人数与内部发票报销的报账人数核对，掌握该部门负责人的违规事实，并按照规章制度，进行相应处置。
有小伙伴说，我知道了，不能够获取的制度条例就不需要规定！这种观点也是片面的。想到如何获取固然重要，但每一条制度都能够真正实现获取并不现实。即便能够做到，公司也许需要为此付出巨大的管理成本，这种管理上的付出与回报往往得不偿失。
除了惩戒，规章制度本身是有学习、警示、规范、引导等作用的。所以在制定规章制度的时候，我们要“考虑”获取的属性，但也不能一味强调获取而忽略全面性。规章制度的条目全部都能够获取不现实，但是能够获取的项目太少就没有用，这其中的分寸拿捏，考验的是我们对公司管理的理解和认知。
4.做好记录
员工日常对规章制度的遵守与违反情况，人力资源部要做好详细的记录。记录的内容不仅包括事实和结论，还包括全部的证据资料。对规章制度的记录结果，应体现在员工的晋升、降级、培训、福利等方面。
如果制度的背后没有奖罚，那么规定了也没有用。
如果制度的背后没有检查，那么出台了也没人做。
如果制度的背后没有记录，那么实施了也没效果。
制度要发挥作用，绝对不单是“有没有”的问题，如果是有没有的问题，这种资料网上一找一大堆，复制粘贴之后，稍微改改就公司的制度就全了？但是有用吗？一定没用！为什么没用？因为制度要生根发芽起作用，需要水、空气、土壤和一段时间的孕育。
所谓真正有效的系统化制度？不只是看你这个规章制度要多么的全面，覆盖的范围要多广或者有多么的细致，更要看这一系列的制度能否在企业中真正落地并发挥作用。而那些没有用的制度，都是只写在纸上、留在嘴上、挂在墙上，没有得到应用的制度。
所以，编制系统化制度，不要追求什么高大上，也不要被系统两个字给困住了思维，搞一堆没用的制度也不如一个有用的制度。所以要注意如下四个注意事项。
1.问题导向
最先制定的规章制度一定是优先能解决你公司问题的规章制度，而不是网上搜出来的那些。你公司当前最需要解决的问题是什么？最大的痛点是什么？先把这些问题列出来，然后再把这些问题对应的制度进行规范。
内容要尽量包含期望提倡和避免的各类员工行为，做到有据可查、有章可循。如果后续再出现某类有损公司利益的行为经常出现，而公司的规章制度中却没有明确规定不允许做，也应该第一时间重新评估和完善规章制度。
比如有位员工消极怠工，经常在上班时间以抽烟或上厕所为借口私自外出，有时候一走就是两个小时不在岗；在岗时，常常浏览与工作无关的网站。这个员工的直属领导已经发现并批评过他多次。但他屡教不改，还振振有词说，我每天按时上下班，又没有违反公司的规章制度，公司没有权利把我怎么样。他说的也许是对的，因为你公司现在确实没有这方面有据可查的规章制度。
2.尽量量化
管理实务中，为了界定行为的性质归属，规章制度应尽量做到量化。有的因员工过失给公司造成损失，应属于哪一级违规的界定。如果规章制度中只是界定“数额巨大”、“金额较高”之类的含糊词语，情况真的发生，则无法判断。
比如有个公司规定，因为员工违规操作给公司造成损失的，损失金额在1万元以下的，属于三级违规，损失金额在1万元到5万元的，属于二级违规，损失金额在5万元以上的，属于一级违规。这样界定清楚，是为了避免进一步的麻烦。
3.能够获取
要使制度中规定的事项能够得到真正执行，在制定制度之前，要想到如何“获取”到员工行为发生的证据。有的公司的规章制度中规定员工不得挥霍、浪费公司资源。这个规定本身倒是没问题，想法是好的。可是，要怎么判断和审查出员工在挥霍和浪费公司资源；或者说，当什么样的具体事件发生时，公司要通过何种方式获取到员工挥霍和浪费公司资源的事实。
比如有的公司在规章制度中鼓励部门内部员工之间增进友谊，每季度可以搞一次团队聚餐，团队聚餐的标准按实际参加的人头计，每人不得超过200元。同时规定，报账不得弄虚作假。某部门共30人，每次聚餐实际总有几名同事因个人原因无法到场，可是这个部门的负责人每次报账都按照30人全员参加报销6000元。为此，人力资源部可以汇同财务部、行政办公室采取不定期核查的方式，通过电话确认餐厅就餐人数与内部发票报销的报账人数核对，掌握该部门负责人的违规事实，并按照规章制度，进行相应处置。
有小伙伴说，我知道了，不能够获取的制度条例就不需要规定！这种观点也是片面的。想到如何获取固然重要，但每一条制度都能够真正实现获取并不现实。即便能够做到，公司也许需要为此付出巨大的管理成本，这种管理上的付出与回报往往得不偿失。
除了惩戒，规章制度本身是有学习、警示、规范、引导等作用的。所以在制定规章制度的时候，我们要“考虑”获取的属性，但也不能一味强调获取而忽略全面性。规章制度的条目全部都能够获取不现实，但是能够获取的项目太少就没有用，这其中的分寸拿捏，考验的是我们对公司管理的理解和认知。
4.做好记录
员工日常对规章制度的遵守与违反情况，人力资源部要做好详细的记录。记录的内容不仅包括事实和结论，还包括全部的证据资料。对规章制度的记录结果，应体现在员工的晋升、降级、培训、福利等方面。
如果制度的背后没有奖罚，那么规定了也没有用。
如果制度的背后没有检查，那么出台了也没人做。
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